活動(dòng)策劃公司在進(jìn)行活動(dòng)的管理及執(zhí)行時(shí)需要了解客人的哪些情況？以及慶典活動(dòng)的邀請(qǐng)函如何寫？以下是我們通過多場(chǎng)的活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)回來的一些小知識(shí)：

客人中是否有特殊年齡需要特別照應(yīng)的？

客人中是否有重要熱點(diǎn)人物需要特殊接待的？

客人中是否有身體健康狀況存在隱患需要醫(yī)療預(yù)防措施的？

客人是和配偶一起來，還是一個(gè)人來？如果客人帶配偶來，需要什么相關(guān)的準(zhǔn)備？

客人們將乘坐什么交通工具？是自己開車來還是乘坐接送客人的大巴？要考慮公共交通工具嗎？

慶典活動(dòng)邀請(qǐng)函

如果活動(dòng)計(jì)劃在社交旺季舉辦，主辦方可以先試著投遞一份不含活動(dòng)舉辦日期的邀請(qǐng)信。

上面寫上你期望著在哪里與他們見面的話，并簡(jiǎn)單寫明活動(dòng)的其他相關(guān)信息。

在對(duì)方收到邀請(qǐng)信并回復(fù)后，活動(dòng)的通行證或者門票要及時(shí)寄出，以便客人有足夠的時(shí)間收取。

在一些活動(dòng)中，客人必須出示安全通行證、邀請(qǐng)函或者門票才能獲許進(jìn)入，雖然前臺(tái)也有一份正式的客人名單，但是這樣做可以減少擁堵，減少客人排隊(duì)等候的時(shí)間。